Por João Miguel Mesquita
No Grupo Bel existe uma forma de estar que estimula a simplificação e digitalização presente em cada tomada de decisão que tenha impacto nos sistemas e formas de trabalho dentro da empresa. Com o adicionar de mais uma variável, a pandemia, esta visão e forma de atuar acabou por ter um papel bastante importante no sucesso e na implementação de uma nova forma de trabalho na BEL. Deste modo a empresa acredita que poder estar mais preparada para o futuro, sabendo que esse futuro poderá ser mais volátil e desafiante.
A Bel Portugal possui duas fábricas em Portugal, uma em Vale de Cambra e outra nos Açores. A empresa produz entre outros produtos lácteos os conhecidos e deliciosos queijos das marcas Terra Nostra e Loreto
Quais os principais projetos que tem em mãos em matéria de Transformação Digital? O que teve de mudar e em que áreas de inovação mais investiu? Que ferramentas e parceiros usaram na implementação de soluções? (cloud ou outras)
Sabendo todo o impacto que a transformação digital pode ter numa organização e tendo em conta o pressuposto de Inovação e Simplificação fomentado na Bel, foi iniciado há alguns anos um plano de identificação de processos que pudessem ser suportados por sistemas que trouxessem Digitalização a temas que até então estavam suportados em processos mais manuais. Um dos grandes exemplos desse trabalho passou pela implementação do Portal do Colaborador, em conjunto com o departamento de RH, recorrendo a um desenvolvimento à medida suportada na Cloud. Assim, foi possível digitalizar os pedidos dos colaboradores ao departamento de RH e todo o dossier dos colaboradores. Com esta solução, o departamento de RH passou a ter na sua posse toda a documentação dos colaboradores à distância de um “click”.
Sabendo do valor acrescentado que a documentação digital oferece, estamos atualmente a apostar na desmaterialização de toda a documentação Financeira que não está abrangida pelo processo de EDI. Não olhando apenas para departamentos de suporte ao negócio, também temos em conta os departamentos mais operacionais das fábricas. Para isso e usando todo o potencial do Power Platform, estamos na fase final de desenvolvimento de uma aplicação, a ser usada em dispositivos móveis, para a digitalização de todo o processo de análise sensorial dos Produtos. Por fim, sabendo da importância dos dados nas organizações e tendo em conta que os dados para terem valor necessitam de ser coerentes entre os vários sistemas que partilham informação, estamos a avançar com a interligação de vários sistemas que de uma forma automática partilham os dados entre si, garantindo consistência entre as plataformas. Para o futuro, estamos a iniciar o processo de avaliação de RPA (Robótica) e IA (Inteligência Artificial). Importa neste âmbito perceber as suas mais valias para o Grupo BEL, de que forma poderá ser implementado e o retorno dessas iniciativas em termos de ganhos de eficiência.
Associado ao tema de transformação Digital, existe na BEL uma grande preocupação com a segurança dos sistemas. Cada vez mais os serviços das empresas são suportados em sistemas digitais e um ataque que coloque esse serviço indisponível poderá ter um impacto bastante negativo para a empresa. Tendo isto em mente, todo o processo de transformação digital da BEL é assente em regras e definições base, considerando a segurança e arquitetura dos sistemas implementados.
Como olha para a Cloud? Que soluções adotou e qual é a filosofia que a empresa tem neste momento? O que está e não está na Cloud?
A solução Cloud é facilmente reconhecida como um parceiro de negócio, com inegáveis mais valias para o trabalho à distância. Neste sentido, as soluções Cloud têm vindo a desempenhar um papel crucial no sucesso desta nova forma de trabalho. Tendo em conta as soluções de mercado Cloud, a BEL acabou por identificar como mais valia o Microsoft Azure tendo em conta os serviços e a evolução planeada para o grupo BEL. Existe uma clara ideia na BEL de que a simplificação tecnológica passa por este tipo de soluções Cloud, como tal, o objetivo é suportarmos a migração e implementação de serviços e plataformas neste tipo de soluções.
A solução Cloud na BEL também é vista como uma contribuição para a redução da pegada carbónica, seja através da eficiência de sistemas ou através de soluções adequadas e ajustadas para a realidade, tendo como grande vantagem o facto do sistema Cloud ser escalável.
Atualmente temos toda a solução File Sharing suportada na Cloud, assim como todos os serviços básicos para uma empresa, como email ou AD como exemplo. Estamos a avaliar as soluções locais existentes, como a solução de formação interna. Assim, existindo necessidade de migração daremos prioridade a soluções Cloud.
Muito se tem falado na nova forma de trabalho pós-covid qual é a posição da empresa e que ferramentas entendeu fundamentais para apetrechar os seus funcionários em regime de híbrido ou de teletrabalho?
Encontrar uma nova forma de trabalho que responda aos desafios decorrentes desta mudança e manter todas as condições necessárias para o desempenho das funções dos colaboradores, tanto em casa, como nos escritórios e fábricas, é um dos temas importantes para a BEL. Por um lado, garantir que as comunicações entre os vários departamentos da empresa fluem de forma mais natural possível sem constrangimentos, que a partilha da informação vital para o funcionamento operacional da empresa é feita da mesma forma tanto em casa como no escritório/fábrica, e que apesar da distância física, os valores e espírito de equipa não se perderiam. Tendo em conta a simplicidade e facilidade de transição para esta nova realidade, as ferramentas M365 contribuíram de forma decisiva para o sucesso desta alteração de paradigma.
Adicionalmente, aproveitámos para identificar uma forma da empresa apoiar os seus colaboradores na disponibilização das mesmas ferramentas de trabalho em casa.
Por fim nos escritórios e fábricas acabámos por “olhar” para o posto de trabalho de uma forma não tão rígida, no que se refere à atribuição de um lugar ao colaborador, sendo possível encontrar um posto de trabalho mais híbrido em caso de necessidade.
Como enfrentam as necessidades relativas às plataformas de Workplace o que mudou na vossa organização nos que se refere à ligação com fornecedores e clientes no que se refere às tecnologias de gestão de CRM e logística?
A BEL é uma empresa que tenta antecipar as necessidades e reduzir ao máximo o trabalho manual. Deste modo, através das vantagens de integração entre o SAP e o envio de mensagens EDI, avançámos com a integração de uma grande percentagem de faturas de fornecedores suportando este serviço nestas mensagens. Adicionalmente e através do módulo “Vendor Management System do SAP (VIM)”, foi possível introduzir o workflow digital de aprovação das faturas fora do sistema EDI, possibilitando que o processo de aprovação e controlo por parte do departamento financeiro passasse a ser realizado de forma mais ágil e transparente.
No que se refere ao Supply Chain temos o processo suportado em SAP e atualmente estamos a reformar alguns processos do Supply Chain em SAP de forma a possibilitar o envio e receção de informação das paletes de modo automático através de mensagens EDI.
Qual a grande marca de inovação que a empresa tem para contribuir para o mercado como exemplo de boas práticas?
Tendo em conta a área de negócio em que a BEL se insere, a Alimentar, é crucial ter um sistema/automatização para a produção do produto final para os consumidores, garantindo a qualidade e a segurança exigida. Assim sendo, a BEL tem investido de uma forma decidida no que toca ao desenvolvimento e automatização das linhas de produção, extraindo daí todas as potencialidades dos dados que são gerados nas linhas de produção, suportada numa rede ILAN 4.0, assente nas melhores práticas em termos Cyber Segurança. Esta Rede Ilan 4.0 possibilita a existência de informação das linhas de produção em Real Time, permite ter a informação de possíveis desvios em termos de performance nas linhas de Produção. Tirando partido dessa informação recolhida, conseguimos através de algoritmos em Python ter uma estimativa da quantidade de matéria-Prima necessária para a produção, com uma margem de erro bastante reduzida. Esta tecnologia permite-nos perceber e antecipar, sempre que se justifique, as manutenções dos equipamentos, de forma a garantir que os mesmos se encontram a funcionar em perfeitas condições e evitar assim interrupções na produção. Como complemento à rede ILAN 4.0 e tirando partido da Power Plaform, acabamos por ter vários processos do Chão de fábrica replicados em formato digital, agilizando o processo de recolha de dados e o respetivo tratamento, através de relatórios em Power BI.
Como estão a olhar para a Governança de Dados e o que estão a fazer relativamente à gestão dos mesmos?
Considerando que o volume de dados disponíveis nas empresas está a crescer, que estes mesmos dados poderão ser fundamentais para a antecipação e tomada de decisão, é imperativo ter uma governança de dados bem estruturada. A BEL está a fazer o seu caminho no que se refere a este tema. Numa primeira fase, o plano passa por ter uma ideia clara dos sistemas presentes na empresa, identificar os dados relevantes para a empresa, a organização dos dados e, por fim, disponibilização dos mesmo para consumo. Para o sucesso no plano de Governança de dados, um dos pontos chaves é garantirmos que os dados entre as várias plataformas existem com consistência, transversalmente a todos os sistemas da empresa.
Deste modo, a BEL tem vindo a desenvolver ações para que seja possível interligar os vários sistemas. Um bom exemplo disso mesmo e que por norma é transversal a todas as empresas é o seguinte: se olharmos para os processos do departamento de RH, em que existe uma partilha de uma base dos dados dos colaboradores entre os vários sistemas, de forma a garantir a consistência dos mesmos. Atualmente a BEL está a desenvolver algumas iniciativas para interligar os sistemas de RH, existindo uma clara ideia da criticidade deste ponto no sucesso do tratamento e retorno dos dados para os departamentos. Numa segunda fase conseguir chegar ao patamar de antecipação de necessidades quer sejam operacionais ou de manutenção. É um trabalho com algum peso e complexidade, tendo em conta o volume de dados existentes e a abrangência nas empresas, mas penso que chegando a este patamar de tratamento dos dados, existindo uma boa base em termos de dados e alinhamento dos mesmos, as empresas poderão ter uma vantagem competitiva para um negócio ágil e eficaz, reduzindo as ineficiências.
Como têm enfrentado as questões de falta de talento em para implementar projetos TI? Tem conseguido fixar quadros importantes no desenvolvimento de novos projetos?
Infelizmente a falta de talento na área de IT tem vindo a impactar todas as empresas, principalmente para as empresas que têm vontade de avançar com a digitalização e/ou inovação, a BEL não foge a esta dificuldade. De forma a poder responder às necessidades da empresa acabamos por tentar ser mais flexíveis em termos de perfis, olhando sempre de uma forma mais de potencialidade dos candidatos, assim como, olhar mais para “dentro de casa” de forma a poder identificar possíveis colaboradores que possam ter interesse nesta área, dando sempre espaço para a evolução e formação dos colaboradores. Adicionalmente também complementamos com o apoio das equipas centrais da BEL que nos suportam em alguns projetos de inovação ou digitalização.
Com este modelo em que se “olha” de uma forma mais evolutiva do colaborador, apostando em formação e possibilitando o contacto com projetos desafiantes e de área de atuação alargada acreditamos que poderemos ter bons resultados na retenção dos talentos da empresa e dar oportunidades a colaboradores da BEL que possam ter planos de evolução de carreira nesta área.
Qual o fator, e tecnologia que mais tem contribuído para a digitalização da vossa ação?
Para a BEL é muito importante a redução do trabalho repetitivo com um valor acrescentado para a empresa. O objetivo é poder potenciar o tempo dos colaboradores em ações que possam trazer mais benefícios para empresa e desta forma poder dar a oportunidade aos colaboradores de contribuir mais diretamente para o sucesso da empresa. Tendo esta ideia como base, a palavra Simplificação está novamente presente, seja através de interligação automática de sistemas que partilham dados, evitando a introdução duplicada, seja através de novas formas digitais de comunicação entre os departamentos, como o portal do Colaborador que veio ajudar na digitalização de grande parte dos pedidos realizados pelos colaboradores ao departamento de RH. Para podermos atingir os nossos objetivos de digitalização, acabamos por ter um vasto leque de tecnologia disponível, seja através de Power Platform, seja através de Webservices JSON ou Java.
Numa primeira fase olhamos para a necessidade ou oportunidade, posteriormente avaliamos as várias tecnologias presentes, vantagens e desvantagens e avançamos.
Atualmente as tecnologias já desempenham um papel fulcral nas empresas e na BEL acreditamos que o impacto da tecnologia na empresa ainda poderá ser maior com mais serviços e com grande potencialidade de crescimento no futuro, seja através de solução como RPA ou IA, seja através de novas formas de trabalho, neste sentido sentimos que as empresas e os departamentos de IT já se encontram numa evolução constante e a um ritmo elevado e o que o futuro nos reserva será uma aceleração desse ritmo e adaptabilidade a estes novos tempos.
