Por Paul M. Ingevaldson
Imagine isto: um CIO recém-contratado de uma grande empresa Fortune 500 reúne-se com todos os executivos nível C da empresa no gabinete do CEO. Durante o encontro, e depois de dizer como espera criar um encontro com cada um deles individualmente para discutir as suas ideias sobre o departamento de TI, nota um pouco de indiferença entre as pessoas na sala.
Refletindo sobre isto após a reunião, senta-se com o CEO e pergunta como é que este avaliaria o desempenho das TI até à data. Sem hesitação, diz ter sido responsável pela mudança na liderança de TI. O departamento não estava em sincronia com a empresa, e todos os seus VPs disseram-lhe que as TI não estão a desenvolver os sistemas necessários para o sucesso da empresa.
Continua: “Não ouço dizer que as vendas não estão a vender os produtos certos ou que o fabrico não está a fazer os produtos correctos”. Porque é que é sempre a TI que não está alinhada com o negócio”?
O CEO, juntamente com todos os outros executivos de nível C com quem o CIO se reúne nas próximas semanas, dizem-lhe que esperam que ele seja mais capaz de determinar as necessidades de TI da empresa e desenvolver os sistemas de que a empresa necessita para atingir os seus objetivos.
O que deve o CIO fazer para resolver este problema? O que deveria fazer?
Entrar no comité diretor de TI
Após décadas a liderar as TI, encontrei apenas duas soluções para o problema experimentado pelo nosso hipotético CIO: Cave e aprenda todos os requisitos de cada departamento entrevistando todos os decisores, ou crie um comité diretor de TI (ITSC) composto por todos os relatórios diretos do CEO, a fim de utilizar os seus conhecimentos combinados para chegar a um consenso sobre quais as prioridades de TI que atingirão os objetivos da corporação.
Para os CIO que procuram fazer TI sozinhos, por todos os meios, escolham o primeiro caminho. Mas a minha recomendação é abraçar o ITSC porque o primeiro método não garantirá que abordará corretamente as questões empresariais mais importantes.
Há muitas formas de implementar um ITSC, mas para começar, deve juntamente com os membros da sua comissão trabalhar em conjunto e continuamente num plano estratégico até que o grupo de planeamento possa finalizar um plano imediato de um ano que seja aprovado por todos os departamentos.
Depois, cada departamento deve tomar este plano de um ano e decidir que recursos são necessários para atingir os seus objetivos – um processo que deve incluir conversas com a TI para ajudar a determinar o que é necessário.
Estes requisitos devem então ser examinados pelos chefes de departamento de TI e de topo para determinar o tempo inicial e as estimativas de custos, juntamente com o ROI esperado, que deve ser da responsabilidade do departamento requerente.
Com estes planos agora apresentados ao ITSC, o comité, que se lembra é composto por todos os relatórios diretos do CEO ou do COO para assegurar que todos os departamentos são incluídos, determina então se os sistemas solicitados representam de facto o que a empresa precisa e à velocidade que são necessários. Ao fazê-lo, o comité pode determinar se o pessoal é suficiente ou se são necessários recursos adicionais para atingir os objetivos planeados.
Note-se que o orçamento de funcionamento do ITSC não deve ser finalizado até que o ITSC termine este trabalho.
Se este processo for seguido, não há forma da agenda de TI ser desalinhada com os objetivos corporativos. Se não estiver alinhada, então a culpa é dos principais líderes da corporação, não das TI.
Como lidar com os pontapés e gritos
Inevitavelmente, poderá lidar com objeções a tal processo, uma vez que alguns líderes empresariais poderão sentir-se contrários a assumir o que consideram ser o trabalho das TI, ou poderão sentir que o processo não resultará no tipo de pedidos espontâneos de necessidades tecnológicas que acham que preferem impor-lhe.
Deixe-me abordar o leque de preocupações que provavelmente irá encontrar.
“Não tenho tempo para fazer o trabalho de TI”: É tarefa de cada executivo de nível C assegurar a existência dos sistemas certos para cumprir o plano estratégico da empresa. As empresas que perderam negócios porque os seus sistemas informáticos não se mantiveram atualizados com as forças competitivas na sua indústria são uma legião. O velho software de uma companhia aérea nas notícias recentes pode ser um bom exemplo. E não são apenas as TI que estão a lidar com as consequências.
Além disso, é uma loucura pensar que os CIO de hoje serão tão inteligentes que só eles podem determinar os melhores sistemas informáticos para a empresa. Para isso, os líderes empresariais devem aguentar a sua parte da conversa. O ITSC dá-lhes a oportunidade de ajudar a definir a agenda de TI para as suas próprias necessidades – e prende-os a ela.
“As TI são demasiado rígidas. Os nossos planos estão sempre a mudar”: Isto pode ser verdade para o seu negócio, e as TI devem estar preparadas para mudar as prioridades tão rapidamente quanto necessário. Mas o ITSC fornece um quadro para assegurar que as alterações ao plano são estratégicas, totalmente controladas com o envolvimento da linha de negócios, e priorizadas.
“Não compreendo a tecnologia. Essa é a função das TI”: Sim, os quadros superiores não precisam de compreender como é feita a salsicha. Mas devem certificar-se de que a salsicha certa é feita. O ITSC não tem nada a ver com os pedaços e bytes mas sim com a melhor utilização dos recursos da empresa, neste caso a TI, que é a função de cada executivo.
“Como devo saber que novas tecnologias existem para explorar?”: Lembre-se, o CIO deve ser membro do ITSC e tem um duplo papel: (1) participar e opinar sobre o que a empresa precisa, e (2) estar atualizado sobre as tecnologias emergentes disruptivas.
Dito isto, os executivos de nível C devem pelo menos tentar estar conscientes das tecnologias emergentes na sua área e trazê-las à atenção das TI.
O sucesso está na partilha do fardo
Dada a importância da tecnologia para o sucesso empresarial hoje em dia, se uma empresa sente que é correto permitir que o CIO tome todas as decisões prioritárias para as TI, então está a colocar o futuro da empresa apenas nas mãos do CIO.
Certamente, o CIO deveria ter uma voz nestas decisões, mas a agenda deve ser impulsionada pelo consenso empresarial. A maioria dos sistemas informáticos leva muito tempo a implementar e muitos recursos corporativos. E uma vez instalado e em funcionamento, qualquer sistema informático será o método que a empresa utiliza para fazer o seu negócio durante muito tempo.
Há muito poucas iniciativas que uma empresa empreende hoje em dia que não envolvam sistemas de TI. Ao estabelecer um ITSC, não só a sua organização estará melhor posicionada para capitalizar os seus objetivos, mas também nunca será perguntado ao CIO porque é que as TI não estão a trabalhar num determinado projeto, porque todos estiveram envolvidos nessas decisões como parte do comité de direção.
