O Professor Wieland Cichon da Universidade de Ciências Aplicadas de Munique estudou a comunicação em projectos ERP. Especialmente no campo do ERP, as pessoas trabalham frequentemente com partes externas para obter uma perspetiva externa das coisas ou simplesmente para trazer competências para a empresa que faltam internamente. “A comunicação é uma tarefa transversal que se estende a todo o projecto”, diz Cichon.
1. Comunicação é um fator de sucesso
Cichon relata um estudo dos anos 50 que comparou a expansão das empresas. As empresas que investiram mais foram mais bem-sucedidas porque trataram a questão de forma muito mais intensiva em termos de conteúdo. Tiveram de decompor cada item nas suas atividades – a comunicação contribuiu para o seu sucesso.
2. A comunicação necessita de ferramentas feitas à medida
A ferramenta certa pode forçar os participantes do projeto a sentarem-se juntos e acordarem as próximas etapas. Cichon está convencido de que só é possível realizar a comunicação com uma ferramenta personalizada. Esta pode ser uma lista de verificação, um relatório de projeto ou um software. Com tais ferramentas, cria-se a base para a escuta analítica no grupo do projeto, por exemplo.
3. A comunicação precisa de termos compreensíveis
Se a comunicação entre consultores e utilizadores não funcionar, o potencial de conflito é elevado. Falta então rapidamente confiança nas ações da outra pessoa. Em tais casos, Cichon sugere que se espelhe a resposta da outra pessoa, a fim de evitar mal-entendidos. Assim: “Será que compreendi corretamente que estamos a falar de tal e tal?” A utilização de meios de comunicação ou flipcharts pode ajudar a criar transparência.
4. Pense nos canais de comunicação
Os utilizadores, em particular, sabem quantos passos têm de ser dados no início de um projeto. Por conseguinte, é importante escolher e determinar os canais de comunicação apropriados.
5 Eliminar o medo interno da comunicação
Não deve chegar ao ponto na equipa do projeto que os funcionários estejam assombrados com as hierarquias. As pessoas devem ter a coragem de denunciar os problemas e pedir ajuda para os resolver.
6. A comunicação é mais do que escrever e-mails
Cichon relata que os gestores são por vezes enviados para um mosteiro durante uma quinzena para aprenderem a refletir. Têm também de aprender que a comunicação envolve mais do que apenas o envio de emails. Para uma boa comunicação, é essencial mostrar presença pessoal e procurar o diálogo.
7. A cultura de comunicação ideal
Durante um projeto, deve haver uma cultura de comunicação na qual os problemas possam ser abordados. Segundo Cichon, é muito importante que a comunicação seja aberta, honesta, sincera e credível.
