A VOQIN’ é uma agência de origem portuguesa, criada em 2002, especializada em eventos híbridos, físicos e digitais, com escritórios em quatro países, nomeadamente, Portugal, Brasil, Espanha e EUA. Célia Saraiva, Global Head of Digital Growth na VOQIN’, dá-nos conta dos maiores desafios de um mercado que teve de se adaptar rapidamente ao digital.
Como está a empresa a lidar e a adotar a transformação digital? O que mudou e em que áreas a inovação foi importante para a empresa?
Devido à sua operação global, a VOQIN’ tem já há algum tempo processos de trabalho à distância suportado em aplicações digitais. Com a pandemia de Covid 19, reforçámos a formação dos nossos colaboradores na área digital, e o nosso painel de aplicações para suporte ao trabalho a partir de casa, e mantivemos esses hábitos. Estamos atualmente em modelo de trabalho híbrido casa/escritório.
Sendo que a nossa indústria e o mercado têm sofrido várias alterações ao longo dos últimos dois anos, temos vindo a adaptarmo-nos rapidamente às novas necessidades e pedidos, ao nível das aplicações de suporte à entrega de projetos.
Desenvolvemos a nossa plataforma para evento digital, que está em permanente atualização, e utilizamos hoje várias plataformas que aumentam a eficiência do nosso trabalho e a produtividade da nossa equipa.
Que ferramentas e parceiros usaram na implementação de soluções?
Para além das ferramentas de trabalho diário, existem hoje em dia várias plataformas de suporte às áreas de bases de dados, às áreas estratégia, comunicação, tendências, eventos, “social monitoring” que utilizamos como input para o desenho de soluções; portais online para pesquisa e seleção de venues e atividades em cada uma das nossas localizações; plataformas com bibliotecas de recursos em imagem, vídeo, texto e outros, para aumento da qualidade nos nossos projetos; plataformas ágeis para pesquisa e contratação, validação e gestão de projeto de freelancers em vários países, o que tem reforça a nossa capacidade de resposta a clientes multinacionais; plataformas de comunicação por email com recurso a fluxos de automação e “bots” para maior rapidez e eficiência na comunicação com a nossa base de dados de clientes, e também comunicação nos vários eventos e campanhas que produzimos; soluções para alojamento e disponibilização de conteúdo digital a clientes; entre outras.
Estamos atentos às tendências e novidades na área da tecnologia. Todos os dias aparecem novas soluções, utilizamos um processo interno de triagem e seleção de soluções com maiores garantias de segurança, cumprimentos dos regulamentos RGPD, fiabilidade, facilidade de utilização e ligação a outras aplicações (recurso a APIs).
Em que áreas a inovação foi importante para a empresa?
A pandemia de Covid 19 foi o mais recente desafio. Tivemos que nos adaptar rapidamente a uma mudança drástica na nossa indústria, dado que todos os eventos passaram para o digital. Finalizámos em tempo record (3 meses) o desenvolvimento da nossa plataforma dedicada ao evento digital, o EMEX – e fizemos um rápido “shift” de alguns dos eventos físicos que tínhamos confirmados para o canal digital.
A plataforma EMEX tem vindo a ser atualizada ao longo destes dois anos e meio. Com base na nossa experiência, vamos aprendendo e melhorando as funcionalidades à medida do que traz maior eficiência à nossa operação, e também com base nas tendências tecnológicas.
Apostámos também numa plataforma CRM desenvolvida por medida, para apoio à nossa operação, e adaptada ao nosso modelo de trabalho. A plataforma veio melhorar a nossa comunicação personalizada com cada um dos nossos targets e localizações e aumentar o nosso painel de informação detalhada sobre o perfil dos nossos clientes e prospects.
Contamos com um grupo muito restrito de parceiros de implementação e damos prioridade à relação duradoura e estabilidade das equipas.
Sendo que o digital é vital para a nossa operação, temos neste momento uma equipa de trabalho dedicada ao levantamento e otimização de processos, personalização das nossas aplicações à nossa medida, estamos a redesenhar o nosso modelo de data governance, e vamos implementando atualizações ao nosso painel de aplicações de forma incremental.
O maior desafio é mantermo-nos ativos, em constante atualização, e termos um mapa de processos definido para implementação de atualizações, em paralelo com a respetiva formação à equipa e mudança progressiva de hábitos de trabalho; assegurando sempre uma performance saudável, bons níveis de produtividade e, acima de tudo, mantendo a equipa coesa, motivada e com o nosso habitual espírito alegre e entusiasta – com o nosso forte ADN em “fazer acontecer” e entregar experiências de impacto aos nossos clientes.
Como olha a empresa para a Cloud? Que soluções adotaram e qual a filosofia que a empresa tem neste momento?
Neste momento todas as aplicações que utilizamos estão na cloud. Damos prioridade a este modelo de trabalho devido à fiabilidade, segurança e acessibilidade dos dados e documentos por toda a nossa equipa distribuída por várias localizações. Temos também um modelo de backup e recuperação de dados, um plano de contingência ativo com sistemas em redundância. Estamos preparados para qualquer ameaça online, de forma a garantir a continuidade de trabalho e prestação de serviços, para o caso de surgir algum imprevisto.
Muito se tem falado na nova forma de trabalho pós-Covid. Qual é a posição da empresa e que ferramentas entendeu fundamentais para apetrechar os seus funcionários em regime híbrido ou de teletrabalho?
Quando surgiu a pandemia, tínhamos já um modelo de trabalho remoto para gestão das nossas várias localizações e ferramentas de trabalho à distância. Rapidamente nos adaptámos a este novo modelo de trabalho, criando momentos de trabalho em equipa online e novos processos.
Para além disso, adotámos algumas soluções pontuais para reuniões de trabalho online, gestão de projeto e entrega de evento e serviços na área digital, reforçando a nossa capacidade de resposta ao mercado.
Neste momento temos um modelo de trabalho híbrido em todas as nossas localizações. Vimos ao escritório duas ou três vezes por semana, utilizamos o formato presencial para trabalho colaborativo, reuniões e “brainstorm” criativo.
Acreditamos que os momentos presenciais marcam a diferença na qualidade da nossa entrega, pois reforçamos laços, partilhamos ideias, humanizamos a nossa comunicação e interação, conseguimos uma energia bastante positiva quando nos reunimos, o que melhora resultados e a satisfação dos nossos clientes. Utilizamos ferramentas colaborativas de trabalho, também para este formato de trabalho presencial, de forma a manter a continuidade de processos e a integração entre o físico e o remoto.
Apostamos em oferecer flexibilidade a toda a nossa equipa, de forma a prevalecer o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Somos da opinião que pessoas felizes geram melhores resultados e uma relação duradoura com os nossos clientes e parceiros. Pelo que desenhámos a nossa solução própria, com recurso a documentos colaborativos de fácil acesos a toda a equipa, que nos apoiam no agendamento e organização da presença das equipas no escritório vs em casa, de forma a assegurar uma gestão eficiente de recursos, e cruzar as várias equipas de projeto em dias chave, no escritório.
Qual a grande marca de inovação que a empresa tem para contribuir para o mercado como exemplo de boas práticas?
O nosso modelo de trabalho e ativação otimizado para a entrega híbrida (físico e digital) veio trazer-nos uma maior competitividade. O facto de determos a nossa própria plataforma e equipa dedicada dá-nos vantagem no “know-how” do evento digital.
Associamos ao nosso serviço uma oferta de serviços de estratégia, criatividade e comunicação, onde utilizamos um método próprio para planear todas as experiências que desenhamos, o Emotional Thinking. Este método baseia-se em estudar as expectativas e necessidades do público-alvo, intersectando com os objetivos da marca. Nesta intersecção, analisamos quais as emoções a estimular na audiência, que irão permitir aos nossos clientes otimizar os seus resultados. Esse conjunto de emoções e o racional por detrás desta seleção irá definir o conjunto de atividades que vamos propor ao cliente, de forma a maximizar resultados, e impactar o mais possível o grupo de participantes.
O método Emotional Thinking está embebido nos nossos processos internos, e consequentemente nas aplicações digitais que utilizamos, o que gera maior eficiência e consistência no nosso dia-a-dia de trabalho.
Como estão a olhar para a governança de dados e o que estão a fazer relativamente à gestão dos mesmos?
Para além do mapeamento de processos e painel de aplicações, temos também a nossa base de dados mapeada e documentada, que depois se reflete de forma consistente em todas as aplicações digitais que utilizamos: CRM, ERP, documentação, gestão de projeto, evento digital, e outras.
