O debate terminou e a nuvem ganhou. A maioria das empresas deixou para trás os seus pitorescos sistemas telefónicos PBX e mudou-se para um sistema de comunicações unificadas (UC) que existe inteiramente na nuvem, porque não querem estar ligadas a um local específico para comunicar. Para os acuais funcionários distribuídos e híbridos, as ferramentas de comunicação empresarial e colaboração baseadas na nuvem fazem sentido.

Se a sua equipa estiver agarrada aos telefones nas suas secretárias ou se a sua equipa de TI estiver relutante em suportar outra solução de nuvem, é altura de a deixar ir, especialmente se a sua empresa estiver a adotar um modelo de trabalho híbrido. Não só o telefone é suscetível de acumular pó, como as comunicações unificadas tornaram-se a cola técnica que mantém as pessoas unidas quando a colaboração presencial é um desafio. Se não for implementado, é provável que toda a empresa seja deixada para trás.

O trabalho híbrido é o caminho a seguir

O trabalho distribuído não é novo, é claro, mas tornar toda uma força de trabalho híbrida apresenta desafios técnicos únicos para as TI. Com alguns funcionários a entrarem no escritório – pelo menos por vezes – e outros a permanecerem completamente afastados, as equipas dependem cada vez mais de uma série de ferramentas de comunicação para substituir as ligações presenciais.

De acordo com um estudo recente do Economist Impact encomendado pela Google Workspace, mais de 75% dos inquiridos acreditam que o trabalho híbrido ou flexível será padrão nas suas organizações dentro dos próximos três anos. Um estudo da IBM de 2020 revelou também que 75% dos empregados querem continuar a trabalhar à distância, pelo menos ocasionalmente, enquanto 54% querem trabalhar a partir de casa para ser a sua principal forma de trabalho. Exceto para as empresas de serviços e as que requerem uma presença física, o híbrido está para ficar. É bom para os funcionários. E porque põe menos carros na estrada, é bom para o planeta.

À medida que o trabalho híbrido se torna o caminho a seguir, os departamentos de TI estão sob imensa pressão para adotar tecnologias que ajudem os empregados a trabalhar e a colaborar neste novo ambiente. Os sistemas de comunicação herdados e soluções de software monolítico foram concebidos para uma força de trabalho que se reúne no mesmo local. Uma vez que já não é esse o caso, as suas equipas não têm outra escolha senão eliminá-las e adotar ferramentas que funcionam em qualquer lugar, tal como as pessoas que as utilizam.

Isto significa implementar ferramentas que permitam uma comunicação interna e externa eficaz para facilitar a colaboração de funcionários e equipas distribuídas a partir de qualquer local. É aqui que brilham as soluções de comunicações unificadas baseadas na nuvem. Ao reunir voz, mensagens de texto, reuniões em vídeo e muito mais, as comunicações unificadas baseadas na nuvem, ou comunicações unificadas como serviço (UCaaS), melhora a produtividade e eficiência dos funcionários. Características tais como videoconferência, espaços de trabalho em equipa, quadros brancos virtuais, e partilha de documentos e ecrã permitem às suas equipas trabalhar eficazmente a partir de qualquer local ou fuso horário.

O custo destas ferramentas varia, mas pode esperar pagar desde cerca de 20 dólares por utilizador por mês para chamadas e mensagens básicas até mais de 60 dólares por utilizador por mês para chamadas, mensagens, reuniões, vídeo e mais.

As comunicações unificadas já não são apenas um serviço telefónico

Ao fornecer aos funcionários móveis serviços de comunicações que se adequam aos seus estilos de trabalho móveis, as soluções da UCaaS integram sem problemas múltiplos locais e ligam os funcionários móveis com características que os seus telefones de secretária nunca poderiam sonhar. As ferramentas de comunicações unificadas que as empresas estão hoje a adotar vão muito para além dos telefones VoIP básicos. Consolidam chamadas, mensagens (pense em mensagens instantâneas empresariais), reuniões, colaboração de equipas, partilha de ficheiros, acesso móvel a partir de qualquer browser, etc., numa única ferramenta que ajuda a melhorar as comunicações internas e externas, bem como a produtividade dos funcionários.

As novas capacidades de IA que surgiram nos últimos dois a três anos melhoraram ainda mais as soluções da UCaaS, especialmente para reuniões e conferências. Estes sistemas inteligentes reduzem o ruído de fundo, compreendem a linguagem natural para dar resumos e destaques de reuniões, e atribuem automaticamente tarefas a plataformas de reuniões com base em conversas. Estes instrumentos melhoram imenso a experiência da reunião. Como muitos funcionários já não estão no mesmo escritório físico que os seus colegas e as reuniões presenciais estão a tornar-se menos frequentes, estes instrumentos colmatam a lacuna ao mesmo tempo que melhoram a colaboração interna e externa.

As comunicações em nuvem e o grande protagonista

As soluções de comunicação em nuvem provaram o seu valor durante a pandemia. As organizações que já as utilizavam eram capazes de mudar rapidamente para o trabalho à distância sem perder o ritmo, enquanto as que ainda não as utilizavam tinham dificuldade em manter-se em contacto e produtivas.

Aqui estão alguns exemplos de estudos de caso publicados:

– A Interstate Batteries  utilizou a Plataforma de Comunicações Vonage (VPC) para transformar a forma como os empregados comunicam e operam a partir do escritório ou de qualquer lugar, proporcionando flexibilidade e assegurando a continuidade do negócio. Permitiu que as equipas se deslocassem rapidamente à distância e mantivessem mais de 600 empregados em contacto, com segurança.

– Bennett International, a sexta maior empresa de transportes especializada da América do Norte, mantém 3.000 empregados e contratantes em contacto utilizando a solução de nuvem RingCentral MVP (mensagens, vídeo, telefone). Não importa onde todos estão a trabalhar, porque os contactos, capacidade de vídeo e mensagens de equipa estão no telefone e computador de todos.

– O Departamento de Seine-Saint Denis em França utiliza os Espaços Avaya para facilitar a comunicação entre os seus 8.000 funcionários e parceiros sem restrições de localização. A videoconferência da ferramenta e outras características de colaboração estão disponíveis em qualquer dispositivo, e os membros da equipa podem criar espaços de trabalho públicos ou privados, partilhar e armazenar ficheiros, e gerir tarefas de projeto. Por exemplo, Espaços facilita a visualização dos fluxos de trabalho através de um quadro Kanban, permitindo às equipas definir coletivamente as prioridades e acompanhar o progresso das tarefas.

A entrada num mundo híbrido é suscetível de mudar ainda mais a forma como comunicamos e colaboramos com clientes, colegas, parceiros e fornecedores. Quando as ferramentas da UC se tornarem a norma, a localização não terá importância. As comunicações e colaboração em nuvem permitem a criação e a dissolução de equipas virtuais, simplesmente trazendo-as para um espaço de trabalho virtual onde podem colaborar e ligar-se com colegas através de voz ou vídeo. Iniciar um novo projeto de I&D, uma nova campanha de marketing ou brainstorming de um problema do cliente é uma questão de convidar as pessoas certas para um espaço de trabalho para conversarem, conferirem e partilharem ideias e documentos. E porque tudo é baseado na nuvem, os funcionários podem aceder ao espaço de trabalho e ao conteúdo a partir de qualquer local ou dispositivo.

Tudo isto leva ao aumento da produtividade das equipas híbridas. Estudos mostram um aumento na produtividade dos utilizadores graças às comunicações e colaboração na nuvem. As empresas encontraram entre 10% e 25% de ganhos de produtividade resultantes das comunicações e colaboração na nuvem, resultando numa conclusão mais rápida dos projetos, numa resolução mais eficaz dos problemas e numa maior inovação.

Qual a ferramenta a escolher?

Não há falta de novas ofertas neste espaço a partir de uma lista crescente de fornecedores de comunicações em nuvem. Desde nomes familiares como Microsoft, Google e Zoom, a especialistas como 8×8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo e Vonage, as empresas têm muitas opções.

E a comunidade de vendedores continua a acrescentar mais capacidades e funcionalidades. À medida que os serviços de comunicação em nuvem continuam a melhorar, pode esperar ver capacidades de IA tais como transcrição em tempo real e tradução linguística dentro das suas reuniões para melhorar a colaboração através de uma base global de funcionários.

A velha forma de trabalhar está a mudar e requer novas ferramentas e abordagens. À medida que os funcionários continuam a redefinir os espaços que irão utilizar como escritório, irão recorrer cada vez mais a ferramentas de comunicação e colaboração baseadas na nuvem para se manterem em contacto com colegas, clientes e parceiros. Para os novos funcionários híbridos e distribuídos, a nuvem é o caminho a seguir.