Seis maneiras de reestruturar as TI para a máxima produtividade

Desde a mudança de modelos operacionais até ao favorecimento de uma abordagem mais multifuncional da colaboração, os CIO estão a melhorar a produtividade das TI, repensando a forma como as TI fazem o trabalho.

Por John Edwards

A maximização da produtividade organizacional é um objetivo que todos os CIO desejam. Infelizmente, relativamente poucos líderes informáticos são capazes de conduzir os seus departamentos ao máximo de produção, ou mesmo de reconhecer o sucesso, uma vez alcançado.

A construção de uma organização de TI altamente produtiva requer um CIO com uma série de atributos, incluindo perceção, perseverança, e criatividade. Exige também uma equipa flexível e adaptável, pronta a desenvolver novas abordagens tanto para desafios persistentes como para novos desafios.

Aqui estão seis dicas para o ajudar a começar.

1. Atualizar o modelo operacional de TI

Comece por determinar como e onde as TI acrescentam valor à empresa, diz Valence Howden, diretor na prática de CIO na consultora de TI Info-Tech Research Group. Use essa perceção para compreender as capacidades de que o seu departamento necessita para cumprir a sua missão e como essas capacidades se combinam e interagem.

Em seguida, ajuste as operações com base na forma como a sua organização precisa de trabalhar. Equipas ágeis, por exemplo, estruturam de forma diferente do pessoal tradicional ou centrado no produto/serviço, observa a Howden. “Também tem de alinhar a sua governação com a nova estrutura para garantir a sua eficácia e alterar as suas métricas de desempenho”, acrescenta.

A melhor forma de implementar este modelo é compreender plenamente o que a sua organização está a tentar fazer – a sua proposta de valor – e o que ela proporciona. “Use esse discernimento para determinar como as TI devem ser para atingir esses objetivos; dar-lhe-á um forte ponto de partida para a reestruturação da sua organização de TI”, diz Howden. “Também o ajudará a identificar lacunas ou oportunidades que possam exigir novas capacidades de TI”.

A Howden diz que um modelo operacional atualizado abrirá o caminho para a máxima produtividade, assegurando que a TI está totalmente empenhada em apoiar as necessidades organizacionais e está alinhada com a velocidade da sua equipa e com as suas formas de trabalhar. “A produtividade que não está alinhada com os objetivos organizacionais é de valor limitado”, observa Howden.

2. Considere uma abordagem matricial e interfuncional

Ola Chowning, um parceiro com a empresa de investigação tecnológica e consultoria ISG, informa que muitas organizações de TI estão a adotar uma abordagem matricial ao aumento da produtividade através da criação de estruturas duplas de relatórios. A primeira, uma estrutura de relatórios de linha dura que se concentra no crescimento do domínio e da carreira. Entretanto, uma linha secundária de relatórios pontilhados centra-se nas atividades de trabalho do dia-a-dia e nos resultados de valor/empresa dentro de uma equipa que está alinhada com uma capacidade empresarial específica.

“A produtividade individual é maioritariamente abordada na linha de relatórios secundários, concentrando-se na entrega de produtos/empresas em equipas pequenas e multifuncionais”, diz Ola Chowning.

A abordagem de Chowning utiliza medidas de desempenho e produtividade baseadas em equipas, em vez de tentar confiar no desempenho individual, que tende a ser difícil de medir e faz pouco para influenciar o funcionamento eficaz da equipa ou os resultados empresariais. “Isto permite que as equipas tenham um enfoque persistente no valor do negócio e gerem a procura de um grupo específico de intervenientes, resultando numa resposta mais directa que é gerida pelo negócio em termos de prioridade”, diz Chowning. Em vez de se concentrar em múltiplas prioridades, a equipa concentra-se num único grupo de partes interessadas e, portanto, o seu tempo de resposta e produtividade é muito mais elevado para esse grupo de partes interessadas.

Dentro da própria equipa, o trabalhador individual mais eficaz e eficiente pode ser colocado na tarefa de maior valor, resultando numa maior eficiência da equipa e na melhoria contínua da produtividade. “Também proporciona um incentivo para a equipa aprender as tarefas uns dos outros, de modo que quando o indivíduo mais eficiente para uma tarefa não está disponível, outros podem efectivamente intervir e a produtividade global da equipa sofre menos”, diz Chowning. “Esta abordagem também promove o trabalho de equipa, uma vez que todos os membros da equipa são incitados a apoiar todas as tarefas e podem eliminar o peso da competição de progressão na carreira entre os membros da equipa”, observa Chowning.

3. Adoção do desenvolvimento sem código

A adoção do desenvolvimento sem código pode abrir a porta a um departamento de TI mais ágil, mais eficiente e mais recetivo às necessidades contínuas da empresa. “A utilização de ferramentas sem código permite às equipas de entrega acelerar a adoção de capacidades integradas que fornecem prototipagem rápida, permitindo a criação de software de trabalho em apenas algumas horas”, explica Paul McCarthy, director sénior de aplicações globais da Liberty Mutual Insurance. “Isto apresenta possibilidades reais de transformar uma ideia de conceito através de protótipos em funcionalidades empresariais implementáveis num prazo muito curto – horas e não dias”.

McCarthy observa que, embora os criadores cidadãos e os engenheiros de software tradicionais partilhem geralmente competências básicas equivalentes, o conhecimento técnico aprofundado de que um engenheiro de software necessita para utilizar plataformas de desenvolvimento tradicionais não é necessário para o desenvolvimento sem código. “Isto permite que uma maior variedade de pessoas dentro de uma organização seja produtiva na entrega de capacidades”, diz McCarthy.

4. Construir o alinhamento TI-negócio

Examine a base de talentos da sua organização e crie equipas que reflitam uma diversidade de pensamentos, competências e perspetivas, aconselha James Hannah, CIO global e vice-presidente sénior da cadeia de fornecimento da empresa de gestão de serviços de TI General Dynamics Information Technology (GDIT). “Ao alinhar-se desta forma, pode-se colaborar com diferentes áreas de negócio e compreender o que necessitam para serem bem-sucedidas”.

Hannah diz que encoraja a sua equipa a liderar não só do ponto de vista da produtividade, mas também a colaborar em toda a empresa. “Fazemos parcerias com líderes em toda a empresa, quer se trate de RH, finanças, ou qualquer outro departamento, para compreender melhor as pessoas, processos, e tecnologias que existem”, explica.

Hannah observa que o alinhamento colaborativo beneficia toda a empresa, tornando-a mais ágil e eficiente. “Por exemplo, se quiser satisfazer as necessidades de recrutamento da sua empresa, compreenda como o departamento de RH procura talentos, atrai pessoas, e mantém-nas empenhadas ao longo das suas carreiras”, sugere. “Assim que compreender o fluxo de valores, alinhe a sua organização de TI para melhor satisfazer as necessidades de cada departamento”.

A manutenção de um diálogo aberto é a chave para um alinhamento próspero entre as TI e os negócios. “A capacidade de ter conversas difíceis com os seus interessados para assegurar que coletivamente alcancem os resultados que o negócio exige é essencial para o sucesso do projeto e da organização”, diz Hannah. Este objetivo é alcançado através da criação de uma equipa que possui diversos pontos de vista. “Se a sua equipa for constituída por pessoas em que todos pensam de uma certa forma, não terá o fluxo de ideias ou conversas que conduzam a melhores soluções”, explica.

5. Erradicar as reuniões desnecessárias

Para de marcar reuniões permanentes, insta Anita Williams Woolley, professora associada de comportamento organizacional e teoria na Escola de Negócios Tepper da Universidade Carnegie Mellon. “Faça das atualizações e discussões assíncronas o padrão”.

Faça as contas, sugere Woolley. Se houver uma dúzia de pessoas sentadas numa reunião, ouvindo cada participante apresentar uma atualização de cinco minutos do projeto, a reunião duraria cerca de uma hora, consumindo 60 horas dos recursos humanos da organização, explica.

Woolley calcula que os adultos mais instruídos podem ler a informação pelo menos cinco vezes mais depressa do que ouvir os relatórios apresentados oralmente. “E isso não tem em conta que, quando se lê, se pode passar por cima de coisas que já se sabem”, observa ela. Combine essa verdade com o facto de a maioria dos oradores não expressar ideias de uma forma tão organizada como a informação escrita, e é fácil perceber porque é que as reuniões – tanto no local como virtuais – são assassinas da produtividade.

Se, em vez disso, cada participante da reunião escrevesse um breve relatório, Woolley estima que todos levariam menos de 15 minutos a ler todos os relatórios, ou um total de três horas de recursos humanos despendidas. “E se considerarmos que talvez as pessoas passem 20 minutos a escrever a sua atualização, cada pessoa gasta apenas um pouco mais de meia hora no total, contra uma hora”.

6. Construir um departamento de TI multifacetado

As organizações de TI estão a contratar mais funcionários focados em negócios e na indústria, diz Dan Kirsch, diretor-geral da empresa de investigação e consultoria Techstrong Research. “Embora estes empregados possam não ter formação em informática, eles compreendem o impacto das TI no negócio e também têm conhecimentos sobre a indústria”, explica ele.

Para acompanhar a evolução das tendências e necessidades do negócio, é necessária uma diversidade de pensamento. “Muitas organizações empresariais de TI estabeleceram práticas de rotação de líderes em ascensão em unidades de negócio para que possam compreender melhor as pressões a que o negócio está sujeito”, observa Kirsch. “A solução tecnológica mais belamente arquitetada terá credibilidade zero se as equipas empresariais não aderirem.”.

Os líderes de TI precisam de se tornar mestres no envolvimento da sua própria organização, bem como das unidades de negócio, a partir da liderança para baixo. “Os CIO mais bem-sucedidos compreendem as pessoas, o negócio, a tecnologia, e coisas muito para além do seu controlo, como tendências ambientais, societais e políticas”, diz Kirsch.

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