Virtualização é o driver da inovação e renovação da infraestrutura do HGO

A obsolescência da infraestrutura associada à necessidade de reduzir os custos operacionais e potenciar o trabalho de uma pequena equipa de IT, mas sobretudo ajudar os clientes internos a responderem com maior eficácia e eficiência aos utentes dos serviços de saúde prestados pelo hospital, aumentando a sua produtividade e satisfação, levaram o Serviço de Gestão de Sistemas de Informação do Hospital Garcia de Orta, a avançar com um projecto de virtualização do centro de dados e dos postos de trabalho.

Nem todos os dias um CIO /Director de Sistemas de Informação recém-chegado a uma organização tem a oportunidade e a possibilidade de desenvolver um projecto de renovação das suas infraestruturas de IT, sobretudo num contexto de restrição financeira e existindo, a priori, um legacy que precisa de ser analisado e avaliado.

Acresce a este contexto encontrar-se numa organização que funciona 24x7x365, porque a sua actividade é garantir até ao limite a vida de um qualquer ser humano.

Mas foi esta feliz oportunidade, desafiante e de grande responsabilidade, que Fernando Melo acabou por encontrar em 2010 quando chegou ao Hospital Garcia de Orta para liderar os Sistemas de Informação e a sua pequena equipa de nove elementos.

Um desafio profissional, cujo “pacote” incluía (e inclui) dois grandes objectivos gerais numa equação simples de enunciar mas complexa de executar: apoiar os clientes internos (profissionais clínicos, administrativos e gestores) a prestarem um melhor serviço aos utentes servidos pelo hospital e, paralelamente, não aumentar ou até reduzir os custos operacionais do IT, necessidades previamente identificadas pela administração do HGO.


ccc HGOO Hospital Garcia da Orta serve 400 mil habitantes 

O HGO é um dos grandes hospitais nacionais públicos (EPE), com 24 anos feitos em 16 de Dezembro último, tem mais de 540 camas, emprega mais de 2700 funcionários, cobrindo uma população de aproximadamente 400 mil habitantes dos municípios de Almada e Seixal, sendo que em algumas valências a sua zona de influência extravasa largamente estes dois concelhos, estendendo-se a toda a Península de Setúbal, ou mesmo às restantes regiões do sul do País, como é o caso da Neurocirurgia.

O HGO é ainda desde 2011 Hospital Acreditado pelo Caspe Healthcare Knowledge Systems (CHKS), um dos organismos internacionais de maior prestígio na área da Qualidade em Saúde.

A pergunta que se colocava era como? Fernando Melo e a sua equipa, com o apoio de parceiros e consultores de IT, começou por analisar e avaliar os sistemas, as plataformas e as aplicações existentes no domínio da infraestrutura (computação, networking e storage) e o âmbito, nível e tipo de serviços prestados pelo IT aos clientes internos, tendo em conta as suas necessidades do presente e futuras, dando origem a um Plano Estratégico de Sistemas de Informação.

Do problema à solução

Foi relativamente rápido a conclusão a que chegou a avaliação realizada: o “problema” estava na tecnologia. “A infraestrutura tecnológica instalada era insuficiente, estava obsoleta e sobretudo, já não servia as necessidades operacionais presentes e futuras do hospital e dos seus profissionais”, lembra Fernando Melo.

“Além disso, a avaliação do custo/benefício a três/quatro anos permitiu também concluir que a renovação da infraestrutura seria mais benéfica para os clientes do HGO e teria um preço menor de investimento, manutenção e ainda um TCO mais baixo, além de diminuir os riscos e aumentar consideravelmente a capacidade de computação”.

“Era quase como começar do zero, o que significava uma oportunidade para inovar, que foi elemento chave deste projecto”, salienta Fernando Melo.

E acrescenta: “era claro para nós que para cumprir os objectivos definidos pelo Conselho de Administração (CA) do Hospital, a solução passava primeiro por uma mudança da infraestrutura na sua quase totalidade, uma vez que muito pouco foi aproveitado, e sem a qual não poderíamos avançar para os desktops e disponibilizar em tempo útil e com a melhor qualidade possível informação aos diferentes níveis de utilizadores para a sua actividade”.

Fernando Melo salienta ainda que “era quase como começar do zero, o que significava uma oportunidade para inovar, que foi elemento chave deste projecto”, cujos objectivos, além dos já referidos, incluía ainda “garantir que a tecnologia a implementar seria inovadora e começar a criar um embrião do que queremos que seja uma cloud privada”, diz o CIO do HGO.

Tecnologia e parceiros

Escudado no apoio e envolvimento do CA, “incondicional desde a primeira hora” nas palavras de Fernando Melo, bem como da cobertura orçamental, a DSI do HGO avançou para um projecto de renovação das infraestruturas, de TI, incluindo a virtualização dos ambientes aplicacionais, e a virtualização dos desktops (tecnologia VDI – Virtual Desktop Infrastruture), em modelo on premise.

aaaa“A avaliação do custo/benefício a três/quatro anos permitiu também concluir que a renovação da infraestrutura seria mais benéfica para os clientes do HGO e teria um preço menor de investimento, manutenção e ainda um TCO mais baixo, além de diminuir os riscos e aumentar consideravelmente a capacidade de computação”.

O projecto iniciou-se pela renovação do data center e das infraestruturas associadas de networking, computação e storage, iniciando depois a segunda fase de substituição dos PC por desktop virtuais.

HP. Para a componente de infra-estrutura, o HGO contou com a HP como parceiro tecnológico na avaliação e fornecimento da infraestrutura, e com a Ozona Consulting para o processo de implementação, alinhamento de normas e processos com o IT.

Relativamente à escolha da HP, Fernando Melo considera que “foi uma escolha natural”, apontando como factores diferenciadores para a decisão o “conhecimento e experiência da e com a HP”, desde praticamente o início do HGO, a “melhor relação qualidade/custo com inovação”, a “capacidade de entregar e de inovação” e “ser ágil na aceitação de desafios”.

CITRIX. Na componente de virtualização de desktop a solução foi baseada em Citrix. Quanto à opção pelo Citrix Xendesktop, assente em tecnologia HP (BladeSystem, StoreServ 3PAR, Switch, Thin Clients).

Fernando Melo esclarece que “tentámos, sem grande sucesso, outras abordagens com outros produtos de VDI, alguns destes open-source, tendo considerado ser este o que melhor garantia os objetivos que traçámos, no que diz respeito à plataforma de suporte e aos postos de trabalho, nomeadamente: facilidade de implementação e de gestão, estabilidade de funcionamento e disponibilidade de 100%”.

bbb hp “O HGO foi primeiro end-to-end da HP num hospital”

No projecto de virtualização da infra-estruturas e desktop, a HP acabou por envolver uma equipa de 8 pessoas nos diferentes momentos do projecto: venda e pré-venda (3), implementação da infraestrutura computacional e de storage (2 a full-time) e dois outros técnicos na virtualização dos postos de trabalho. A solução consistiu numa infraestrutura tecnológica dedicada HP com clusters (HP BladeSystem, StoreServ 3PAR, backup para disco, redes) e software Microsoft HyperV.

Nas palavras de Carlos Barreiras, Account Manager da HP e gestor da conta HGO, “foi e continua a ser – a HP assegura a manutenção preventiva e correctiva – um projecto de grande importância para nós porque permitiu avaliar, conceber e implementar uma solução completa e integrada de um Sistema de Informação num hospital, desde a infra-estrutura ao desktop, envolvendo todas as nossas áreas de negócio da área empresarial”, esclareceu Carlos Barreiras.

 

O Account Manager da HP para o cliente HGO reforçou esta importância, salientando que “este não foi o primeiro cliente hospitalar em que desenvolvemos uma solução, mas foi o primeiro end-to-end, o mais abrangente e complexo, incluindo as componentes de datacenter, storage, networking até ao desktop Microsoft, e ainda pelo desafio que nos foi colocado de criar uma private cloud embrionária”.

E acrescenta: “Foi igualmente importante porque entregámos o trabalho em tempo útil e dentro do orçamento, o que nos permitiu gerar e reforçar as bases de confiança junto do HGO, no seu conjunto, desde o Conselho de Administração até às unidades funcionais”.

 

Carlos Barreiras utilizou ainda a analogia de que “um hospital é um avião sobre o oceano. Não pode parar. A reparação tem que ser feita em movimento, o que foi um grande desafio. E nós somos responsáveis por trazer soluções mas também pela sua accountability”, concluiu.

E, ao contrário da infraestrutura, “aproveitámos a excelente equipa que já cá estava, mas que não tinha meios e recursos para desenvolver e mostrar as suas competências. E a prova disse é que hoje, passados mais de cinco anos, temos praticamente a mesma equipa”, destaca o CIO do HGO.

Resultados e desejos

No final de quatro meses de trabalho, com reuniões bissemanais envolvendo cerca de duas dezenas de profissionais de ambas as partes, a renovação da infraestrutura (computação, backup, networking e storage) ficou concluída e o datacenter a funcionar.

No entanto, o CIO do HGO salientou “as características de uma solução baseada em VDI, sem investimentos avultados com a adição no Data Center de componentes específicos para processamento de imagem, não preenche ainda todas as necessidades do hospital, tal como o acesso a workstations para visualização e gestão de imagens”.

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“A minha vontade, e também a minha visão, é que este projecto de infraestrutura possa fazer parte do roadmap da SPMS, e que num futuro próximo outros hospitais do país, se não todos, possam ter o que nós temos”.

Além de ter conseguido já alcançar um melhor desempenho tecnológico e ter uma infraestrutura preparada para o futuro, o responsável destaca ainda que a primeira fase do projecto permitiu depois alavancar a área aplicacional, avançar para o desktop e suportar o SONHO v2, em que “fomos parte activa em todas as fases do projeto, integrando o comité de orientação deste, e um dos primeiros hospitais a implementar esta solução”.

A nova infraestrutura suporta ainda um sistema de apoio ao médico e um sistema de apoio a práticas de enfermagens. E através de uma plataforma de interoperabilidade comunica com mais de 50 aplicações que correm nos sistemas do hospital.

Com efeito, todo o SI encontra-se agora ligado às guidelines e orientações não só da SPMS, como está a começar a concretizar a estratégia do próprio hospital no sentido de ser mais ágil e eficiente, prestando assim um melhor serviço aos utentes e facilitando o trabalho dos seus profissionais”.

E Fernando Melo considera que a inovação e resultados já alcançados podem e devem chegar a outros hospitais. “A minha vontade, e também a minha visão, é que este projecto de infraestrutura possa fazer parte do roadmap da SPMS, e que num futuro próximo outros hospitais do país, se não todos, possam ter o que nós temos”.

Virtualização dos desktops

A virtualização dos desktops deveu-se, essencialmente, ao elevado tempo de vida da base instalada de PC, sendo que funcionavam intensivamente (24x7x365), a que acresciam algumas dificuldades de gestão e de manutenção de um parque informático bastante diversificado e composto por um elevado número de equipamentos.

O objectivo era reduzir drasticamente o número de intervenções (de 1ª linha) em PC, acompanhado por uma redução também “drástica” das necessidades de gestão local dos postos de trabalho.

“Onde antes havia filas e espera, por motivos relacionados com o IT, hoje essa situação é residual. Se um posto de trabalho falhar, passa para o seguinte, ou corrigimos a situação em minutos. O serviço não deixa de funcionar e o desempenho é muito maior. A continuidade do serviço é permanente”.

Os resultados mais imediatos e visíveis foram já provados por exemplo, nos Serviços de Urgência ou na área de Consultas Externas.

“Estes serviços eram já clientes importantes e passaram a ser ainda mais importantes. Dotar estes serviços de desktop VDI, uma vez que a operação está centralizada no datacenter, tem sido determinante na qualidade do serviço.

Onde antes havia filas e espera, por motivos relacionados com o IT, hoje essa situação é residual. Se um posto de trabalho falhar, passa para o seguinte, ou corrigimos a situação em minutos. O serviço não deixa de funcionar e o desempenho é muito maior. A continuidade do serviço é permanente”.

Antes da implementação deste projeto de substituição (quase integral) de postos de trabalho convencionais (PC) por Thin Client’s, com tecnologia VDI, “era “normal” sermos solicitados a intervir 3 e 4 vezes/mês num mesmo equipamento, resultando estas intervenções em pouco mais do que garantir que o equipamento funcionava, em condições minimamente aceitáveis, por uns días”, lembra o responsável.

Prevenir a gestão da mudança nos postos de trabalho

Mas se o resultado é hoje claro e visível, para isso houve a necessidade de acautelar previamente todo o processo de gestão da mudança e do seu impacto, para garantir a adesão dos funcionários.

Assim, foi crucial avançar previamente com uma espécie de pilotos na componente de desktop.

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“Começámos pelas unidades exteriores ao hospital (Cruz de Pau e Cova da Piedade), que estavam mais carenciadas e tinham muitos constrangimentos ao nível de networking, e num serviço propenso à inovação, como era o serviço de cardiologia, que foi o primeiro a concluir a virtualização.

Foi aqui que nasceu, com a implementação de 40 VDI, e hoje em dia a tecnologia é usada por mais de 1500 dos nossos utilizadores abrangendo já, em termos de número de equipamentos, cerca de 2/3 do parque informático em uso”.

Fernando Melo acrescenta ainda que “antes de irmos para o terreno desktop, garantimos que o datacenter estava consolidado e estável, testámos a tecnologia e procurámos adaptar cada um dos postos de trabalho às necessidades operacionais específicas dos utilizadores e, naturalmente, garantir que funcionava sem problemas e com maior performance que o anterior parque de PC instalado.

Digamos que com esta abordagem a gestão da mudança ficou controlada. Minimizámos assim o número de reclamações”.

Presente e futuros desafios

Em síntese, “o datacenter encontra-se estável e assegura-nos a evolução quando quisermos e precisarmos, e está ligado às aplicações da SPMS.

Em termos aplicacionais há ainda algo a fazer, mas estamos num ponto elevado e temos já em funcionamento algumas soluções aplicacionais inovadoras, tais como o SOGA (Gestão de Internamento) e o WhiteBoard (substituto dos quadros “brancos” das salas de enfermagem) que permitem melhorar a prática diária dos nossos profissionais.

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O WhiteBoard começa a substituir os quadros “brancos” das salas de enfermagem

O principal desafio encontra-se agora na componente analítica, isto é, na capacidade de apoiarmos os nossos clientes internos: os gestores com informação cada vez mais fina e específica para uma melhor gestão do hospital; os utilizadores em geral com meios que lhes permitem desempenhar as suas tarefas diárias de uma forma mais ágil, contínua e fluída.

Mas estamos na linha da frente em inovação. Todos os dias estamos a tentar implementar algo inovador. E um ponto muito importante: hoje em dia as pessoas já não nos perguntam se conseguimos fazer ou se temos meios para o fazer. Partem do princípio que conseguimos fazer e em tempo útil”.

Factores críticos de sucesso

Fernando Melo aponta três factores que ajudam a explicar os resultados já alcançados: “o apoio total da administração, em meios e liderança; o apoio e empenho da equipa interna que tem sabido adaptar-se e evoluir, adquirindo competências; e a qualidade dos parceiros e a confiança mútua”.

De referir que o projeto de virtualização de postos de trabalho do HGO é já um case study divulgado internacionalmente pela Citrix.

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