GDA avança com transformação digital com a OutSystems

Até 2017, a GDA vai investir 600 mil euros na digitalização dos processos internos e relação com associados. O trabalho já desenvolvido está a merecer os interesse de congéneres europeus.

O projecto de transformação digital que a OutSystems implementou na Gestão dos Direitos dos Artistas (GDA) e que lhe permitiu modernizar, simplificar e optimizar a gestão dos direitos dos artistas, está a captar atenção na Europa.

A GDA é uma Cooperativa de Gestão dos Direitos dos Artistas, Intérpretes ou Executantes, que se posiciona como uma entidade de interesse público, sem fins lucrativos, e cuja missão é a gestão, cobrança e distribuição colectiva Direitos dos Artistas, onde se incluem atores, bailarinos e músicos, num universo de mais de 5.500 cooperadores e 600.000 Artistas nacionais e estrangeiros. A GDA representa em Portugal os direitos internacionais de artistas dos EUA, Canadá, de 17 países europeus, de seis países da América Latina, Brasil e Japão.

Segundo António Moreira, director de sistemas de informação e chefe de distribuição da GDA, “duas congéneres europeias estão a olhar para o nosso projecto, que é inovador, pioneiro e global, e já manifestaram interesse em conhecê-lo”, podendo o projecto vir a ser um “case study” e uma referência para outras entidades europeias de gestão de direitos dos artistas.

Componentes do sistema
O projecto, desenvolvido à medida com tecnologia OutSystems e apresentado no final de Maio, envolve um sistema ERP de gestão de direitos conexos da GDA, compreende um “front office” para artistas e sociedades congéneres para interagirem com a cooperativa, e um “back office”, permitindo à GDA responder às necessidades dos mais de 5.500 cooperadores e à gestão, cobrança e distribuição dos direitos de 600 mil artistas nacionais e estrangeiros.

Com este novo sistema a GDA concretiza o início do seu roadmap de transformação digital que “possibilitará assegurar melhor a difícil e complexa actividade da gestão dos direitos de propriedade intelectual dos artistas”.

O novo sistema dispõe dos recursos “tecnológicos necessários para enfrentar os desafios de um mercado em rápida e constante mudança, e permite-nos responder às novas exigências de ‘compliance’ a nível nacional e internacional dos direitos dos artistas em Portugal, sobretudo no que diz respeito à transparência da informação, à integração com as suas congéneres internacionais, e ainda preparar-se para o futuro”, salienta António Moreira.

O responsável da GDA adiantou que este projecto significa um investimento entre 500 a 600 mil euros, distribuídos entre 2015 e 2017, incluindo hardware, a realizar inteiramente com capitais próprios da cooperativa.

Razões do projecto
Até há bem pouco tempo, a GDA tinha o problema de responder à preocupação da CE sobre níveis os acrescidos de transparência na informação relativa à Gestão dos Reportórios dos Artistas, das Distribuições e dos Pagamentos dos seus direitos, bem como aos requisitos da nova Lei das Sociedades de Gestão dos Direitos Conexos.
Para resolver este problema, “a GDA procurava um sistema de informação único, integrado, flexível, ágil, transparente, escalável e modular, capaz de assegurar a automatização e a simplificação dos processos, de aumentar os níveis de eficiência e produtividade, libertando os seus colaboradores para tarefas realmente fundamentais para a sua atividade (i.e. atendimento mais intensivo e personalizado aos cooperadores) e potenciando a participação dos cooperadores no processo de gestão dos seus direitos, tornando-a mais esclarecida e empenhada. A estas necessidades, acrescia a dificuldade em encontrar no mercado soluções de TI específicas para este setor, que se revelassem suficientemente funcionais, flexíveis e com resultados comprovados, mesmo a nível internacional”, esclarece António Moreira.

Porquê a Outsystems
Para responder a estes desafios, a GDA selecionou a Outsystems. António Moreira aponta três razões: “era nossa conhecida e era uma empresa portuguesa com um vasto portfólio de projetos de desenvolvimento e implementação de sistemas e soluções tecnológicas testadas, a nível nacional e internacional. Para esta decisão foi igualmente relevante o facto de a tecnológica portuguesa possuir conhecimentos neste setor de atividade altamente complexo, e ter desenvolvido anteriormente uma solução de SI/TI para a Playright (http//:www.playright.be)- a congénere belga da GDA”. Ainda segundo o responsável da GDA, “a Outsystems desenvolveu para a GDA uma solução muito competitiva, numa área muito difícil – a da gestão dos direitos de propriedade intelectual dos artistas. Graças a uma verdadeira relação de parceria que se estabeleceu entre as duas equipas, foi possível implementarmos este projeto num prazo recorde (Fevereiro e Maio), e em Junho e Julho já estaremos em fase de testes em ambiente real.”

“O novo sistema capacita a cooperativa com um leque de valências essenciais para que pudéssemos endereçar de forma tranquila os nossos principais objectivos: integração da informação; maior transparência da informação; mais participação dos cooperadores no processo de gestão dos seus direitos; processos mais curtos, mais rápidos e mais ágeis e recursos focados na essência da nossa actividade”.

Transformação Digital

António Moreira acrescenta que, “com este novo sistema a GDA concretiza, de facto, o início do seu roadmap de transformação digital que nos possibilitará assegurar melhor a difícil e complexa atividade da gestão dos direitos de propriedade intelectual dos artistas, num contexto global de constante e rápida mudança, dominado pela conectividade, pela agilidade, pelos grandes volumes de informação e pela mobilidade. Este é um momento decisivo na vida da GDA”.

Já Miguel Almeida, Outsystems Engagement Manager e gestor deste projecto da parte do fornecedor, revelou que “o maior desafio foram os processos” e admitiu que é um projecto que outros concorrentes poderiam tê-lo realizado, “mas não no tempo em que a Outsystems o fez”.

Objectivos
Segundo a GDA, o novo sistema capacita a cooperativa “com um leque de valências essenciais para que pudéssemos endereçar de forma tranquila os nossos principais objectivos: integração da informação; maior transparência da informação; mais participação dos cooperadores no processo de gestão dos seus direitos; processos mais curtos, mais rápidos e mais ágeis; recursos focados na essência da nossa actividade (aprofundamento do conhecimento das utilizações e do reportório) em vez de estarmos alocados a tarefas não qualificadas de inserção de dados e de tratamento de listas e documentos em papel. Adicionalmente dotou-nos com os recursos de TI necessários para suportarem as nossas necessidades atuais e futuras a nível de compliance, e que já em 2016 nos irão permitir cumprir com os requisitos necessários à integração na base de dados internacional VRDB II, ” afirma Luís Sampaio, Vice Presidente da Direção da GDA.

Benefícios
Com o novo sistema, a GDA pôde evoluir de dois sistemas rígidos (um para fonogramas e outro audiovisual, onde assentavam todos os processos de gestão e distribuição dos direitos dos artistas) para um sistema único, integrado, flexível, ágil, transparente, escalável, modular e com elevados níveis de automatização de processos. Desta forma a GDA pôde eliminar os processos manuais, baseados em papel e com custos de produtividade assentes em trabalho intensivo com grande alocação dos seus RH, otimizar recursos, obter ganhos de eficiência e libertar os seus colaboradores para se focarem na sua principal atividade: o atendimento mais intensivo e personalizado aos seus cooperadores.

Equipas
Destaque-se que a Plataforma de Gestão de Reportório e Direitos – desenvolvida em 5 meses por uma equipa conjunta da GDA e da Outsystems com 10 elementos que foi responsável por produzir mais de 500 conteúdos em português e inglês e de migrarem mais de 700.000 registos. Esta plataforma inclui os módulos de: Gestão de Reportório; Gestão de Congéneres Internacionais; Listas agregadas de Obras; Suporte a obras musicais e audiovisuais; Motores de distribuição de direitos; Comunicação e Pagamento; Relatórios e visualização de dados. Nela estarão suportadas as actividades de gestão, cobrança e distribuição dos direitos de 600.000 Artistas nacionais e estrangeiros pelas quais a GDA é responsável.

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