Mundo pós-covid exigirá nova postura para aquisição de TI

Nos últimos meses, a IDC e a IDG organizaram várias mesas-redondas virtuais com fornecedores e executivos de TI sobre práticas de fornecimento de tecnologia e recuperação em tempos de Covid-19. Um tema que surgiu é que as práticas agile em aquisição estão a impulsionar as suas estratégias de recuperação.

Para alguns, a mudança para as práticas de aquisição, agora mais ágeis, aconteceu por necessidade. “Quando a Covid chegou, eu tive que acomodar novas solicitações de compras de TI e fazer contratos em menos de três horas”, disse um executivo sénior de compras. “Mas voltamos à nossa negociação baseada em riscos, fazendo avaliações rápidas de riscos para ver onde estava a tolerância e se poderíamos mitigar riscos num relacionamento contratual. Se não podemos mitigar certos riscos, fazemos um aconselhamento sobre eles”, observa. “Usamos uma rápida avaliação de risco da situação para agilizar as negociações ou clicar nos termos e continuar. Depois do Covid, sairemos com um processo de compras mais enxuto e mais prático, flexível e agile”.

Rumo a uma abordagem agile

As organizações há muito que reconhecem a dificuldade do ciclo tradicional de compras, ancorado na omnipresente solicitação de proposta (RFP). Como comentou recentemente um CIO da Fortune 500: “Passamos um ano a desenvolver especificações de ERP para incluir em uma RFP apenas para descobrir que o cenário e os recursos tecnológicos mudaram. Ficamos literalmente um ano atrasados”.

De fato, com a interrupção digital, um processo de compras tradicional excessivamente cauteloso e estendido introduz seu próprio componente de risco: quando os concorrentes se movem mais rapidamente e a tecnologia muda mais rapidamente, as compras que se arrastam podem deixar a empresa vulnerável.

Os executivos de compras reconhecem a necessidade de entregar um conjunto necessário de objetivos de negócios usando uma abordagem completamente diferente. Embora as RFP ainda estejam a ser usadas, não são tão pesadas quanto no passado, e os executivos de tecnologia começaram a confiar mais nas fontes alternativas de informação para avaliar as tecnologias concorrentes. O objetivo é transformar o processo de compras para ser mais rápido, mais enxuto e mais flexível e agregar valor aos negócios mais rapidamente.

Introdução à Aquisição agile

O Institute for Public Procurement (NIGP), nos Estados Unidos, define compras agiles como uma “abordagem de compras flexível, adaptável, colaborativa e direcionada a resultados”. Além disso, o NIGP sugere mudanças culturais necessárias para uma aquisição agile bem-sucedida, com várias mudanças importantes: do contrato centrado no projeto, da compra de um serviço ao relacionamento, e do gestão de contratos ao monitorização de desempenho.

A implementação de um processo agile de aquisição exige um compromisso claro da liderança de compras. Se os métodos ágeis são novos para a organização, pode ser necessário um tempo considerável e conhecimentos externos para entender como o agile funciona.

Nas organizações em que o agile foi usado com sucesso na entrega de sistemas de informação, pode ser útil aproveitar as competências e conhecimentos para orientar o desenvolvimento do novo processo de aquisição agile. Alinhe as organizações de fornecimento com as necessidades críticas de negócios e de transformação digital e adapte as práticas estratégicas de fornecimento à sua cultura comercial existente.

Para começar, identifique alguns pequenos projetos-piloto nos quais a aquisição agile pode ser usada, com o entendimento de que todos os projetos de aquisição serão candidatos à agilidade. Idealmente, selecione projetos que tenham um curto período de entrega e apoiem uma meta de transformação digital. Codifique as lições aprendidas dos projetos-piloto de compras agile e inicie uma implementação formal. Em seguida, implemente seletivamente compras agiles em vários projetos de compras.

A ferramenta certa para o trabalho

Não por acaso, no contexto de compras agiles, a RFP é apenas uma ferramenta entre muitas. Recentemente, conversamos com um CPO cuja organização de compras tentava aperfeiçoar-se como uma equipa de fornecimento de RFP, a ponto de as compras estarem a sufocar a inovação da empresa. “Se emitir uma solicitação de proposta sem a minha aprovação expressa com antecedência, será demitido”. A sua ameaça forçou a equipa a aprender rapidamente como ter negociações de nível superior e mais transparentes com os fornecedores, permitindo que ambas as partes se concentrassem nas coisas essenciais de que cada lado precisa.

O executivo observou que este afastamento das RFP “eleva o relacionamento com os principais fornecedores nas principais categorias em que se escolhe adotar essa abordagem”, afirmou. “É necessária uma grande disciplina como equipa de liderança de fornecimento para manter a disciplina, o profissionalismo e a vantagem competitiva de suas equipas mais amplas. Isto pode ser feito e há um tempo e um lugar para o fazer. E esta pandemia pode ser o momento e o local para experimentar esta abordagem e depois escolher seletivamente quando a adotar. Pode fazer com que sua equipa de compras aperfeiçoe o seu conjunto de skills”.

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