Mantenha a sua conta de Gmail organizada

Marcadores, filtros automáticos e criação de tarefas específicas, usando uma mesma conta, ajudam-no a ser mais produtivo.

Valorizamos uma boa comunicação via e-mail, claro. Mas para além da funcionalidade, uma caixa de entrada cheia pode inspirar taquicardias existenciais que tendem a acumular-se no dia a dia do trabalho.

Mas há formas de lidar com isto recorrendo aos recursos proprietários do serviço de e-mail. No caso do Gmail, da Google, há ferramentas que procuram ajudar na organização da sua caixa de entrada de forma mais eficiente.

Marcadores e filtros automatizados

Para deixar que o Gmail organize sua caixa de entrada, arquivando automaticamente os e-mails recebidos, crie filtros para excluir, marcar com estrela e encaminhar seus e-mails ou manter determinados tipos de mensagens fora do marcador “Spam”;

Marcadores personalizados: aplique marcadores para as mensagens recebidas, como “Trabalho”, “Família”, “Clientes”, entre outros.

É possível, inclusive, criar um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua caixa de entrada e visualizá-las num momento mais conveniente.

prioridade aos e-mails importantes

O grande número de mensagens está a deixa-lo sobrecarregado? Use a Caixa Prioritária para priorizar as mensagens importantes, separando-as automaticamente. O recurso divide sua caixa em três seções: “Importantes e não lidas”, “Com estrela” e “Todas as demais”, além de prever e-mails mais importantes para si. Ainda é possível destacar os e-mails relevantes. Com o tempo, o sistema aprenderá o que é mais importante para si.

Monitorar tarefas importantes numa lista

Organize-se e  dê prioridade aos seus trabalhos com o Tarefas no Gmail. Assim, é possível converter e-mails em atividades com apenas um clique, criar datas de conclusão que aparecem de forma automática no Google Agenda e marca como concluídas o que terminar.

Utilizar respostas prontas

Precisa enviar mesmas mensagens com frequência? Economize tempo com as respostas automáticas do Gmail, criando uma mensagem padronizada para cada ocasião. Agora, quando enviar e-mails com conteúdo idêntico, poderá usar modelos padrão.

Ignore conversas de e-mail irrelevantes

Uma conversa da qual não não pretende participar está encher a sua caixa? Ignore-a, arquivando automaticamente as futuras respostas, da sequência de mensagens. Caso precise delas no futuro, será fácil encontrá-las ou deixar de ignorá-las.

Descubra quando alguém leu sua mensagem

Quando enviar um e-mail muito importante, configure um confirmação de leitura para ter certeza que a pessoa leu sua mensagem. Além disso, quando abrirem a mensagem, vai receber uma notificação.

Utilize os atalhos do teclado

O Gmail tem uma série de atalhos para teclados que podem ajudá-lo a fazer mais com menos cliques. Por exemplo, é possível escrever, enviar e categorizar e-mails, inserir links nos textos, formatá-los, entre muitas outras ações. Para isso, basta fazer uma simples habilitação nas configurações do Gmail.

Use endereços de e-mail diferentes para tarefas específicas

Sabia que é possível fazer isso sem criar novas contas? Se não quiser criar contas para tarefas específicas, basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no endereço atual. Você terá uma quantidade infinita de e-mails que poderá usar para diferentes finalidades.

Cancelar o envio de mensagens

Cometeu algum deslize no seu e-mail, esqueceu de adicionar um destinatário ou simplesmente deseja complementar informações? Tem até 30 segundos para cancelar uma mensagem que acabou de enviar. Basta para isso que ative o recurso “Cancelar envio” do Gmail.

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