O mundo está pronto para o fim do Excel?

Embora não haja nada de errado com as tabelas de Excel tradicionais, elas têm enormes limitações quando aplicadas ao trabalho colaborativo de hoje.

Dan Swinhoe, IDG Connect

Quando o microcomputador apareceu, o Visicalc e o Lotus 1-2-3 foram as “killer applications”  que estimulavam as vendas de computadores pessoais e levaram os computadores pessoais do mundo dos geeks e acadêmicos para o mundo dos negócios.

Hoje existem dezenas de diferentes aplicações de folhas de calculo disponíveis. Mas, ao longo dos anos, os fundamentos das folhas de calculo e como as pessoas as utilizam permanecem estáticas. Não será o momento mudar esta forma de trabalhar para que as pessoas possam trabalhar de maneira mais inteligente?

O que há de errado com o Excel?
O Excel está arraigado nos negócios. É onipresente em todos os computadores. Não existe ninguém no mercado de trabalho que não saiba como, pelo menos, fazer o básico, e as pessoas são muitas vezes relutantes a mudança.

Mas as folhas de calculo tornaram-se uma vítima de seu próprio sucesso. Empresas inteiras – mesmo as  companhias “gigantes” e os Governos dos Estados – geralmente confiam em fazer tudo no Excel, e em produtos semelhantes. Embora sejam ótimas para muitas coisas, os impérios corporativos não foram feitos para serem criados em tabelas Excel.

Developers criaram folhas de calculo para processar números – não para gerir projetos colaborativos, processos ou relatórios”, diz Gene Farrell, vice-presidente sênior de produtos da SmartSheet, uma ferramenta de gestão de produtividade baseada em SaaS. “Embora não exista nenhum problema com as folhas de calculo tradicionais, estas têm enormes limitações quando aplicadas ao trabalho colaborativo de hoje.”

“Quando o volume de trabalho cresce e mais partes interessadas começam a contribuir, é como acender um fósforo próximo ao querosene. O alastramento da folha de calculo assume o controle e os membros da equipe perdem a certeza sobre quais os dados mais atuais à medida que novas versões continuam a surgir e os formatos, a mudar. ”

 Além do tipo de erro – cerca de 88% das folhas de calculo contêm erros – que podem literalmente custar às empresas milhões de euros, há muita coisa errada numa empresa que confia inteiramente em folhas de calculo simples para gerir um negócio. A questão sempre presente da segurança é apenas uma delas. É possível proteger com password um documento do Excel, mas, na realidade, é provável que sejam poucas as pessoas que o fazem.

E, embora cada utilizador possa provavelmente enviar um conjunto de dados automaticamente para o Excel, é difícil automatizar as tarefas do mesmo. Além disso, tendo em conta que os dados são estáticos, obter informações em tempo real é quase impossível.

Outro grande problema são o silos. As folhas de calculo muitas vezes permanecem ocultas nos desktops das pessoas quando deveriam estar abertas e acessíveis a todos.

“O Excel é feito para ser usado individualmente e não para modo colaborativo. Não acho que se deva passar relatórios de uma pessoa para outra no Excel ”, afirma Jeff Brobst, vice-presidente de finanças da Seagate Technology .

Essa falta de partilha e colaboração resulta nos mais diversos  tipos de problemas. A falta de supervisão significa que as pessoas podem usar os dados de maneira errada e chegar a conclusões incorretas. Várias pessoas podem trabalhar independentemente umas das outras, apesar de trabalharem com o mesmo conjunto de dados, o que pode levar a atrasos como resultado da correção das diferenças – tentando descobrir quem estava a trabalhar em qual versão de um conjunto de dados pode ser um pesadelo – se não verdadeiros erros e problemas se a disparidade não for detectada de forma celere.

“Ainda vamos a organizações em que a gestão depende basicamente detabels Excle”, diz Karen Clarke, Vice-Presidente Regional do Norte da Europa da Anaplan , uma fornecedora de software de planeamanto baseada na nuvem e conhecida como uma “Excel Killer” na imprensa.

Karen diz que as equipes que trabalham desta maneira podem gastar até 90% do tempo consolidando dados de tabelas Exclel distintas e apenas 10% do tempo analisando o que esses dados dizem, tomando decisões e fazendo coisas que realmente criam valor.

No mínimo, deve ser considerado uma variante SaaS do que é usado atualmente para reduzir problemas com controle de versão e colaboração. Não importa se esta a usar tabelas básicas – de orçamento, vendas, RH, gestão de projetos, agendamento – provavelmente há uma alternativa nova e melhor com mais opções e maior flexibilidade.

O Host Analytics, o SugarCRM, o Salesforce, o Coda, o Anaplan, o SmartSheet, o Asana e vários outros adotaram casos de uso específicos de como as pessoas usam o Excel e os expandiram em ferramentas poderosas e flexíveis.

Mudança cultural é mais importante que tecnologia Um exemplo de uma empresa que abandonou o Excel é a Autodesk, após vários problemas ao tentar trabalhar inteiramente dentro do Excel; “tamanho, arquivos corrompidos, perguntas aparentemente simples que não eram respondidas porque os dados estavam em centenas de arquivos do Excel em várias regiões geográficas”, e por aí fora.

A Autodesk substituiu sua dependência do Excel por um planeamento inicial da Anaplan.

Nick Hanson, Director of Sales Finance da Autodesk, diz que a empresa foi capaz de mudar de tabelas de Excel para algo mais eficiente através de uma “mentalidade de gestão de mudanças”. Hanson admite que houve alguns desafios, mas estes eram mais parecidos com o fato de as pessoas estarem fazer dieta, pois as pessoas podem relutar em mudar mesmo sabendo que o deviam fazer.

“As pessoas estão abertas a novas ferramentas, mas geralmente recorrem às tabelas depois de perceberem que qualquer nova ferramenta alternativa que estejam a usar é muito rígida”, diz Farrell, da SmartSheet. “Para aumentar a adoção e agregar valor ao negócio, é preciso haver um equilíbrio entre fornecer aos funcionários uma plataforma familiar que ofereça suporte a diferentes estilos de trabalho e casos de uso com os requisitos apropriados de funcionalidade, visibilidade, segurança e conformidade da empresa”.

“As pessoas querem trabalhar de maneira mais inteligente, só precisam de ser ajudadas as ver que é possivel no momento certo” disse Hanson.

Frank Calderoni, CEO da Anaplan, diz que livrar-se da excessiva dependência de folhas de calculo em silos  é a superação da cultura individual do “eu”.

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