Seis indicações para comunicar com eficácia

Ao chegar a cargos de topo nas empresas, os CxO sabem que as capacidades de comunicação os ajudaram nessa caminhada. Agora será necessário dominar um conjunto de técnicas adicionais.

Para ser verdadeiramente bem-sucedido a num âmbito executivo, a comunicação eficaz é fundamental. Por um lado, as fortes capacidades de comunicação facilitam o trabalho ao reduzir os mal-entendidos, mas podem também encorajar o diálogo aberto, garantir a transparência e incrementar a colaboração e a produtividade das equipas.

“Os executivos podem, por vezes, ter sucesso sem grandes capacidades de comunicação – compensando com outras competências ou conhecimentos críticos para o sucesso de uma organização. No entanto, tal torna-os menos eficientes e pode colocá-los em risco. Já tive clientes que foram, em última instância, dispensados por organizações, devido a questões relacionadas com comunicação, não obstante a excelência funcional”, diz Howard Seidel, sénior “partner”, da Essex Partners.

As capacidades de comunicação necessárias enquanto executivo poderão ser diferentes daquelas que eram suficientes na gestão ou noutras posições menos elevadas. Estas seis sugestões podem ajudar os CIO a dominar as capacidades de comunicações essenciais de modo a prosperar na esfera do “C-level” ou “C-suite”.

Dispensar o jargão

Num nível executivo, será necessário interagir com mais pessoas para além da equipa de TI. A linguagem terá de ser ajustada.

“Tive de abandonar todo o jargão de cibersegurança. Finanças, marketing, vendas, operações… Todos têm um jargão que, provavelmente, todos os outros não entendem. Tive sucesso quando utilizei um idioma mais neutro. Por exemplo passei a usar “risco” em vez de “vulnerabilidade de dia zero”, explica Kip Boyle, fundador e administrador executivo, da Cyber Risk Opportunities.

À medida que se integra a “C-suite”, deve-se querer compreender melhor a linguagem utilizada noutros departamentos. Irá melhorar a comunicação e ajudar a consolidar laços com ouros executivos se conseguir falar e compreender as suas linguagens.

Compreender o que os outros executivos valorizam

A capacidade de comunicação num nível executivo não é apenas importante quando se interage com o público ou com os funcionários. É igualmente relevante quando se trabalha com outros executivos. Se perceber o que os outros líderes na empresa valorizam, será mais fácil explicar e apresentar novas ideias.

“Por exemplo, o COO gostava mais da confiança nas operações e o CEO preferia indemnizações. Deste modo procurava explicar as situações nesses termos – fossem boas ou más”, detalha Kip Boyle.

É fundamental saber o que é importante para cada departamento e tê-los sempre em conta quando se interage com outros executivos. As capacidades de comunicação podem assegurar que cada interacção o ajuda a estabelecer-se como líder, especialmente quando se lida com outros líderes.

Atenção ao tom e cadência

Cada departamento numa empresa tem a sua própria cultura, objectivos e personalidade. Isso é algo que tem de ser tido em conta quando se contacta outro departamento. Às vezes não é o que se diz, é como é dito.

“O que faz sentido para o departamento de engenharia poderá nem sempre ser razoável para a equipa de marketing. Por isso é importante que o CEO adapte o seu tom, cadência e até dicção a cada equipa para os motivar efectivamente”, explica Neil Lustig, CEO da Sailthru.

Se uma equipa transpira energia, o executivo poderá transmitir e retribuir com essa mesma energia. No entanto, poderá ser contraproducente num outro departamento que funcione de outro modo. Não se deve mudar a forma de actuar totalmente, mas é necessário observar a audiência e descobrir como transmitir a sua mensagem.

Conhecer o público e manter a simplicidade

Os executivos são a cara da empresa, por isso é importante que conheçam os seus públicos, quer se esteja a dirigir a clientes, empregados, consumidores ou ao público em geral.

“O C-suite representa a marca de uma empresa. Por isso tem de estar constantemente nesse papel. Os executivos têm sempre de ter em conta o público a que se dirigem, o que tem significado para eles e de que modo é que a mensagem tem impacto”, detalha, Sabrina Horn, partner gestor na Finn Partners.

Compreender o público pode ajudar a preparar qualquer mensagem que seja necessário passar, sublinha Sabrina Horn. Sugere ainda “preparar e delinear três mensagens chave ou temas”, que podem ser utilizadas para enquadrar as comunicações. Aconselha ainda a não pensar demais: deve manter a mensagem “simples, compreensível, focada e efectiva”.

Ir além do ouvir

Ouvir é uma das mais óbvias competências de comunicação, mas à medida que se ascende na hierarquia da empresa, o líder deve fazer mais do que ouvir. Quando se assume um papel de liderança, os outros esperam resposta às preocupações, queixas e questões.

“Para mim, há três competências de comunicação essenciais: ouvir, defender e indagar. Todas são importantes em todos os níveis, mas à medida que os profissionais ascendem a posições mais elevadas, a proporção altera-se”, assinala Howard Seidel.

Ouvir é sempre importante, mas ao nível executivo é também necessário saber “indagar” para que se consiga “compreender totalmente a posição de outra pessoa”, continuando o líder a defender a sua própria opinião.

Howard Seidel assinala que indagar sem defender pode parecer um interrogatório, enquanto que defender simplesmente a sua opinião sem fazer perguntas pode fazer com que as outras pessoas pensem que o pretende destruir.

Ensaiar as mensagens importantes

Como responsável de topo, qualquer um quer ter capacidades de comunicação confortáveis para a interacção diária, mas será necessário comunicar de forma diferente se se estiver a falar para toda a empresa, a imprensa ou sobre um tópico complicado.

Os executivos de topo têm papéis de liderança e, por isso, têm mais do que uma voz e um impacto nos públicos a quem se dirigem. Dos empregados internos aos media, dos clientes aos potenciais clientes ou investidores, o que um executivo comunica e como transmite mensagens chave pode criar ou quebrar a confiança num novo produto, programa ou serviço, parceria, negócio ou caminho da empresa”, ressalva Sabrina Horn.

A especialista sugere que se filme a fazer discursos importantes de modo a que possa rever e olhar para a linguagem corporal, ouvir o seu tom ou a que velocidade está a falar. Actualmente, ser um líder com fortes competências de comunicação requer auto-consciência, pelo que ver-se a si próprio com olhar crítico pode ajudar.

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