Gestão eficiente de projectos

Gartner apresenta sete abordagens que aumentam consideravelmente o sucesso de um PMO.

O mundo passa por uma grande revolução provocada pela tecnologia. Os projectos cada vez mais complexos pedem profissionais capazes de conduzir iniciativas de forma assertiva para aumentar a eficácia das iniciativas empresariais. Mas que capacidades são fundamentais neste momento em que se fala tanto em digitalização, análise avançada de dados e Internet das Coisas?

Para ajudar os profissionais de TI a responderem a tal pergunta, a Gartner listou o que considera como as sete melhores práticas fundamentais a um PMO (Project Management Office).

De acordo com a consultora, quem seguir os conselhos aumentará consideravelmente as chances de sucesso nas suas iniciativas.

“Falhar na evolução e adaptação a essas mudanças pode resultar num escritório de gestão de projectos desalinhado com os objectivos da organização e, portanto, numa falha na entrega de valor”, diz Mbula Schoen, analista de pesquisa do Gartner, que apresenta a seguinte lista de conselhos:

1. Trabalhe com pessoas, conhecimentos, capacidades e comportamentos colaborativos correctos.
Segundo a consultora, essa é a chave fundamental para um PMO altamente eficaz. Quando gestores de projectos que fazem parte de um PMO agem como administradores, eles afectam a credibilidade do PMO e dão a impressão de estarem focados somente nas tarefas e nos resultados diários.

Isso negligencia uma parte crucial da entrega efetiva do projecto de TI – guiar a transformação estratégica dentro da organização. “As pessoas geralmente são avessas a mudanças, então é essencial que o departamento de projectos contrate colaboradores que possam conduzir transformações diante da resistência. Gestores de projectos precisam de várias capacidades sociais em comunicação, resolução de conflitos, persuasão e facilitação”, afirma Mbula.

2. Identifique e execute iniciativas de alto impacto e visibilidade.
Podem-se levar anos para construir um histórico do aumento da maturidade da gestão de Projecto, Portefólio e Programa (PPM) e melhores resultados do investimento em TI. No entanto, é possível acelerar o processo identificando “conquistas simples” e optimizando a entrega para alguns projectos PMO com mais visibilidade e importância. É fundamental demonstrar o valor do PMO. Isso garantirá o compromisso com públicos de interesse e o apoio às futuras iniciativas orientadas pelo PMO.

3. Forneça relatórios com foco no que realmente importa para a empresa.
A visão da empresa sobre o PMO é inconsistente. Os executivos geralmente concordam que o PMO deveria relatar o estado dos projectos e dos programas, mas a maioria acredita que isso não é feito da maneira mais adequada. “A realidade é que profissionais de PMO estão a fornecer relatórios de estado dos projectos e dos programas, mas a percepção de muitos executivos sugere que há falha na comunicação ou que os relatórios não são adequados à finalidade. É importante verificar se o relatório fornece liderança organizacional com informações que ofereçam suporte à tomada de decisão eficaz”, afirma Mbula.

4. Construa um quadro mostrando como o PMO se alinha aos objectivos estratégicos da empresa.
Um quadro claro é essencial para articular o alinhamento do PMO com os objectivos e direccionamento da empresa, que estão em constante evolução. Isso também auxilia na identificação dos objectivos e metas ao longo do caminho para a resolução de obstáculos e problemas que bloqueiam o sucesso estratégico. Em essência, é a chave para comunicar o valor do PMO.

Frequentemente esquecida é a necessidade do profissional de PMO de definir objectivos estratégicos com os gestores séniores de TI e os líderes empresariais. Sem isso, o trabalho do PMO, apesar de bem realizado, raramente é percebido como valioso.

5. Forneça informações simples e claras aos gestores séniores.
É comum que os profissionais de PMO sejam considerados fracos a fornecer os tipos de dados que os gestores séniores querem. Isso leva a uma desconexão entre as expectativas e a realidade percebida. Os profissionais de PMO devem deixar a crença de que “quanto mais detalhes, melhor” para uma evolução de reportes que forneçam aos líderes as informações que os apoiem no seu papel.

Para gestores séniores muito ocupados, relatórios curtos, precisos e informativos são mais efectivos. Essas pessoas atarefadas querem “conclusões”: elas esperam que o PMO trabalhe com elas para identificar e fornecer essas informações.

6. Destaque as realizações do PMO.
As métricas acordadas são importantes, mas elas devem ser complementadas com casos de sucesso do PMO para a empresa. Trata-se menos de números e mais de benefícios tangíveis que são reconhecidos pelos públicos de interesse, como prazos menores para concluir projectos que contribuem para a solução de problemas-chave (longo tempo de comercialização para novos produtos, por exemplo). Em termos de benefícios que são difíceis de medir, pode ser apropriado usar pesquisas para medir o valor que o PMO fornece.

7. Desenvolva o PMO para auxiliar a TI bimodal e os negócios digitais.
O PMO deve adaptar o seu modelo de serviço para auxiliar as mudanças tecnológicas no coração de cada projecto de transformação orientado para a inovação e o crescimento.

Por exemplo, um PMO formado há vários anos, com a crise económica, teve a redução de custos e a eficiência como os principais resultados pretendidos, mas a mesma empresa pode estar agora muito mais preocupada com a flexibilidade e velocidade da entrega. Consequentemente, a configuração e a equipa do PMO podem não ser mais as ideais, precisando de mudar para reflectir o novo foco.

“Um PMO eficaz revê os seus processos e recursos continuamente para garantir que eles estão em sintonia com as necessidades actuais da empresa”, conclui Mbula.

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